Работа по заключению коллективного договора (далее – КД) должна проводиться в рамках созданной в организации комиссии по ведению коллективных переговоров (статьи 35, 40, 41 Трудового кодекса Российской Федерации (далее – ТК РФ)). При согласованной сторонами позиции по обеспечению непрерывности коллективно-договорного регулирования коллективные переговоры по заключению нового КД следует начинать предварительно до окончания срока действия текущего КД.

Работа сторон по внесению изменений в КД в течение срока его действия должна носить ситуационно-обоснованный характер (предложения по изменению и инициатива одной их сторон, внесение изменений в отраслевое соглашение, а также в нормативные правовые акты, регулирующие социально-трудовые отношения, и т.п.)

В начале проведения коллективно-договорной кампании первичные профсоюзные организации (далее – ППО), имеющие охват профсоюзного членства менее 50%, должны подготовить следующие документы:

копию протокола (выписку из протокола) общего собрания работников организации с решением о наделении ППО полномочиями на представительство интересов всех работников организации, в том числе не являющихся членами Профсоюза, при проведении коллективных переговоров по подготовке, заключению или изменению КД, при осуществлении контроля за его выполнением, а также участии в принятии локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права;

копию протокола заседания профкома ППО (выписку из протокола) с решением об инициировании коллективных переговоров по подготовке, заключению или изменению КД.

ШАГ 1. Определение представительного органа работников для проведения коллективных переговоров по подготовке, заключению или изменению коллективного договора, осуществления контроля за его выполнением, а также участия в принятии локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права.

Если ППО объединяет более половины работников организации (50%+1), то профком имеет право в установленном трудовым законодательством порядке инициировать процедуру подготовки и заключения (изменения) КД, а работодатель обязана вступить в коллективные переговоры и соблюдать порядок принятия КД.

При численности ППО менее 50% работников организации  необходимо провести процедуру по наделению ППО (или другого представительного органа работников) полномочиями на представительство интересов всех работников организации, в том числе не являющихся членами Профсоюза, при проведении коллективных переговоров по подготовке, заключению или изменению коллективного договора, осуществлении контроля за его выполнением, а также при принятии работодателем локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права.

Работодатель (в лице руководителя организации) обеспечивает проведение общего собрания работников организации по вопросу о наделении полномочиями ППО (или другого представительного органа работников).

Необходимо набрать более половины голосов (50% +1) работников организации. Голосование работников осуществляется в форме тайного голосования (ч. 4 ст. 37 ТК РФ).

ШАГ 2. Проведение заседания профсоюзного комитета (профкома) ППО либо другого представительного органа работников по  вопросу о принятии решения об инициировании (либо вступлении – при наличии инициативы от представителя работодателя) – коллективных переговоров с представителями работодателя для проведения совместной работы по КД.

На заседании профкома либо другого представительного органа работников необходимо принять решение о начале коллективных переговоров (вступлении в коллективные переговоры) с предложением работодателю (в форме уведомления руководителя организации) об издании приказа о создании комиссии по подготовке, заключению, контролю исполнения КД (далее – комиссия) на паритетной основе.

В уведомлении необходимо также указать выдвинутые решением профкома либо другого представительного органа работников кандидатуры со стороны работников (не менее 3 человек), которые войдут в состав комиссии.

Далее по решению комиссии может быть создана рабочая группа по подготовке предложений в проект КД (изменений в КД), в состав которой могут входить представители от работников и работодателя – эксперты (юристы, бухгалтеры, экономисты и т.п.) и активные члены коллектива работников.

ШАГ 3. Направление письменного уведомления работодателю о начале коллективных переговоров.

Представитель стороны, получивший уведомление в письменной форме с предложением о начале коллективных переговоров, обязан в течение семи календарных дней вступить в них (ст. 36 ТК РФ). В этот срок включаются и нерабочие дни. Если последний день срока приходится на нерабочий день, то днем окончания срока считается ближайший следующий за ним рабочий день (ст. 14 ТК РФ). Например, если срок вступления в переговоры истекает 11 сентября, а следующие за ним 12 и 13 сентября являются нерабочими днями, то последним днем, когда сторона, получившая уведомление, обязана начать переговоры, является 14 сентября.

Уведомление вручается в установленном порядке лицу, ответственному за прием деловой корреспонденции в организации, с отметкой на копии документа о дате его получения, или направляется на имя руководителя организации почтовым отправлением с уведомлением о вручении.

ШАГ 4. Руководитель организации, получив уведомление от профкома или другого представительного органа работников, издает приказ о проведении коллективных переговоров и создании комиссии, а также информирует (уведомляет) профком (другой представительный орган работников) о вступлении в коллективные переговоры. В приказе указываются члены комиссии от работников и от работодателя, периодичность заседаний и место заседания комиссии. Утверждается Положение о комиссии по подготовке, заключению, контролю исполнения КД. Все заседания комиссии протоколируются.

Наряду с указанным положением необходимо также принять Положение о порядке ведения коллективных переговоров по подготовке, заключению или изменению коллективного договора, в котором должен быть предусмотрен порядок принятия КД, включая возможный этап утверждения КД на общем собрании работников.

ШАГ 5. Проведение коллективных переговоров.

Комиссия в соответствии с приказом и по своему усмотрению собирается для работы над КД (статьи 36, 37, 38, 42 ТК РФ). Члены комиссии должны быть освобождены от основной работы с сохранением средней заработной платы на период работы над КД.

Работодатель обязан обеспечить гарантии членам комиссии, установленные трудовым законодательством (ст. 39 ТК РФ), а также соглашениями и КД (могут быть предусмотрены другие гарантии, в том числе компенсация времени работы членов комиссии предоставлением дополнительного времени отдыха).

Стороны должны предоставлять друг другу не позднее двух недель со дня получения соответствующего запроса имеющуюся у них информацию, необходимую для ведения коллективных переговоров (ч. 7 ст. 37 ТК РФ).

При проведении коллективных переговоров в рамках работы комиссии целесообразно также получить и обсудить предложения от коллектива работников (путем обращения на сайте с определением формы и сроков их направления в комиссию или представителям сторон).

ШАГ 6. Заключение (подписание, утверждение) КД.

В течение трех месяцев со дня начала коллективных переговоров стороны должны подписать коллективный договор на согласованных условиях (ч. 2 ст. 40 ТК РФ).

Согласованный сторонами текст КД подписывается представителями работников в лице председателя ППО (иного выбранного представителя работников) и работодателя. Срок действия КД не должен превышать трех лет, а именно, КД заключается на срок не более трех лет и вступает в силу со дня подписания его сторонами либо со дня, установленного КД (ч.1 ст. 43 ТК РФ).

От имени работодателя КД подписывает, как правило, руководитель (или уполномоченное им лицо). Со стороны работников КД подписывает, как правило, председатель ППО (или иной представитель, избранный на общем собрании работников тайным голосованием (статьи 37, 42 ТК РФ)).

При недостижении согласия между сторонами по отдельным положениям КД составляется протокол разногласий, который может быть приложен к КД. Эти разногласия могут являться предметом дальнейших коллективных переговоров сторон.

ШАГ 7. Уведомительная регистрация КД.

КД (в комплекте со всеми приложениями к нему) в течение семи дней со дня подписания направляется работодателем (представителем работодателя) на уведомительную регистрацию в филиал ГКУ КК ЦЗН КК в Ленинградском муниципальном округе (ч. 1 ст. 50 ТК РФ).

ШАГ 8. Ознакомление работников с КД под подпись.

После того, как КД пройдет уведомительную регистрацию (экземпляр КД со штампом уведомительной регистрации получен в ЦЗН), с ним необходимо ознакомить каждого работника организации, в том числе вновь принимаемых работников. Запись об ознакомлении с КД можно либо внести в отдельный журнал ознакомления с КД, либо сделать соответствующую отметку с подписью работника на трудовом договоре при его заключении (статья 68 ТК РФ).

ШАГ 9. Размещение копии КД (копии изменений в КД) на сайте или информационном стенде  организации.

Копия (скан-копия) КД (изменений в КД) со всеми актуальными приложениями размещается на сайте организации (стенде)  после подписания с информацией о направлении КД (изменений в КД) на уведомительную регистрацию.

После прохождения уведомительной регистрации копия КД (изменений в КД) размещается со штампом уведомительной регистрации.

При наличии рекомендаций и замечаний органа по труду их скан-копия также размещается на сайте или информационном стенде.

ШАГ 10. Осуществление контроля за выполнением КД.

Контроль за выполнением КД осуществляется сторонами социального партнерства в соответствии с положениями КД (текущий – ежегодно; итоговый контроль (за весь период действия КД), а также другие предусмотренные в нем формы контроля) и органом по труду.

В установленные сторонами КД сроки проводятся общие собрания работников организации, по решению профкома профсоюзные собрания и заседания профкома, а также заседания комиссии, на которых стороны рассматривают информацию и отчитываются о выполнении КД (статья 51 ТК РФ).